Kamu ingin mengurus acara pernikahan sendiri tetapi masih bingung bagaimana caranya? Cek contoh susunan panitia pernikahan berikut ini sebagai panduan.

Buat kamu yang akan melangsungkan pernikahan tak lama lagi mungkin butuh referensi panduan bagaimana sih model contoh susunan panitia pernikahan yang ideal untuk pelaksanaan resepsi yang besar maupun sederhana. Ingat, walaupun sederhana, kepanitiaan tetap perlu untuk sebuah kegiatan yang lebih terorganisir dan berkesan.

Apakah susunan kepanitiaan sebuah acara pernikahan sama dengan kepanitiaan acara lain? Sebagian ada yang sama tetapi ada beberapa hal yang perlu dikonsep lebih detail agar pelaksanaannya lebih berkesan di hati para undangan. Seperti apa sebenarnya susunan ideal panitia pernikahan?

Begini Susunan Kepanitiaan Acara Pernikahan yang Ideal

Tidak semua orang bisa menyewa Wedding Organizer (WO) dalam resepsi yang digelar. Kalaupun kamu menggunakan WO tersebut, membuat kepanitiaan kecil untuk memantau sebelum WO bekerja mungkin saja tetap kamu perlukan.

Bila kamu sendiri yang akan menikah dan bingung mengonsep kepanitiaannya, beberapa model kepanitiaan berikut ini bisa membantu kamu mengatur kegiatan dengan lebih baik.

1. Bidang Acara Mulai dari Akad, Resepsi, dan Lainnya

Bidang acara dalam kepanitiaan pernikahan bertanggung jawab mulai dari pelaksanaan akad nikah, resepsi hingga acara-acara adat yang mungkin digelar. Bidang ini memastikan semua petugas, susunan acara pernikahan dan setiap momen bisa berlangsung dengan lancar, baik dan berkesan.

Kamu butuh orang yang siap stand by dari pagi hingga malam untuk memastikan semua acara tersebut bisa terlaksana dengan baik, lancar dan berkesan. Akan lebih baik jika panitia ini bisa terlibat langsung sebagai MC pernikahan dan sejenisnya.

2. Bidang Konsumsi

Bidang ini sangat penting dalam sebuah kepanitiaan pernikahan. Apakah konsep konsumsi melalui catering atau mungkin dimasak sendiri dengan model tradisi rewang masyarakat Jawa, hal tersebut tergantung kesepakatan.

Tugas bidang konsumsi ini memastikan semua makanan tersedia, cukup, dalam kondisi baik alias tidak bisa, tidak mubazir dan akan lebih berkesan jika rasanya enak disukai tamu undangan.

3. Bidang Perlengkapan

Panitia pernikahan bidang perlengkapan bertanggung jawab mulai dari pemilihan lokasi tempat apakah di gedung, hotel atau rumah pribadi, pemilihan sewa tenda dan pelaminan yang dipakai, segala perlengkapan yang dibutuhkan saat akad, resepsi maupun acara-acara tradisi yang digelar.

Bidang perlengkapan ini tentunya akan sangat terbantu jika pihak mempelai menggunakan wedding organizer yang dipercaya.

4. Bidang Dokumentasi dan Tamu Undangan

Panitia bidang dokumentasi dan tamu undangan memastikan pemilihan fotografer yang dipakai, mengarahkan apa-apa saja yang akan difoto selama kegiatan, termasuk menunjuk orang-orang yang bertugas menyambut tamu undangan.

Mengatur posisi keluarga pada saat acara berlangsung, memastikan kenyamanan tamu dan segala hal yang perlu didokumentasikan. Memastikan adanya petugas parkir serta membuat rute denah acara yang jelas bagi undangan.

Panitia bidang ini juga sudah bertanggung jawab sejak sebelum acara, yakni mulai dari mengurus undangan, mengantarkan undangan, memastikan undangan sampai ke tangan yang diundang.

Tips Agar Kepanitiaan Kompak dan Maksimal dalam Bekerja

Setelah kamu menemukan orang-orang yang tepat mengisi posisi susunan panitia pernikahan di atas, kamu bisa menunjuk salah satu koordinator alias ketua panitia yang paling bertanggung jawab dan bisa kamu percaya. Nah, nantinya pertanggungjawaban akan lebih mudah melalui ketua panitia dan koordinator bidang pelaksana.

Sebenarnya apa rahasia panitia bisa bekerja kompak dan bisa membantu pelaksanaan acara hingga sukses? Ada beberapa rahasia yang perlu kamu ketahui.

• Pertama, kamu harus menempatkan posisi orang yang paling sesuai antara kemampuan dan tugasnya. Hal ini bisa kamu diskusikan dengan ketua panitia yang kamu tunjuk.
• Kedua, sebaiknya orang yang kamu tunjuk sudah kenal dengan kamu, atau memiliki loyalitas yang baik kepada ketua panitia.
• Ketiga, carilah orang-orang yang memang sudah berpengalaman menjadi panitia pernikahan. Mereka yang berpengalaman dan memiliki semangat kerja yang baik akan siap diajak kerjasama dalam tim.
• Keempat, jangan lupakan evaluasi kerja sejak sebelum hari H pelaksanaan. Hal ini penting untuk melihat progres sejauh mana semua tugas sudah dilaksanakan. Di sini kamu juga bisa melihat mana panitia yang amanah dan mana yang tidak. Kalau mungkin, kamu bisa mengganti orangnya sebelum acara hari H yang lebih sibuk.
• Kelima, jangan lupa memberikan apresiasi kepada panitia yang kamu tunjuk. Bila memungkinkan, kamu bisa membayar profesional kepanitiaan tersebut sehingga kamu bisa lebih punya power untuk mengatur setiap orang.

Namun, resepsi pernikahan penuh kekeluargaan biasanya dilakukan sukarela oleh orang-orang terdekat yang ingin membantu. Kalaupun tidak dibayar, berilah perlakuan terbaik pada tim panitia, misalnya berupa seragam panitia pernikahan, servis makanan dan sebagainya.

Orang-orang yang tidak bisa bekerja sama sebaiknya jangan kamu tempatkan di posisi kepanitiaan. Apalagi jika mereka bekerja sukarela tanpa bayaran. Memilih orang terbaik untuk bekerja di posisinya merupakan investasi kamu untuk menciptakan sebuah acara berkesan di momen paling berharga dalam hidup kamu.

Baca juga : Ide Hantaran Lamaran Sederhana Namun Tetap Bermakna

Kalau kamu memiliki biaya pernikahan yang besar, kamu bisa mencari wedding organizer yang profesional untuk penyelenggaraan acara pernikahanmu. Kamu bisa lebih santai, nyaman dan tidak khawatir dengan pelaksanaan acara penting dalam hidupmu.

Kalau anggaran terbatas, jasa WO murah juga bisa kamu pilih. Terutama kalau kamu tak punya banyak rekan, kelompok organisasi atau orang-orang dekat lainnya yang siap membantumu menyelenggarakan acara. Jika kondisinya begini, menggunakan WO tentu lebih aman dan menguntungkan.

Penutup

Contoh susunan panitia pernikahan di atas bisa kamu jadikan panduan terutama kalau kamu belum berpengalaman di kepanitiaan berbagai organisasi di sekitarmu. Khusus buat mempelai, jangan sibukkan hari-harimu dengan urusan teknis. Percayakan saja kepada orang-orang yang memang bertanggung jawab.